Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

[Firmenname und Rechtsform, z. B. ITMar Solution GmbH], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
E-Mail: team@itmar-solution.de

Prüfhinweis: Ein Datenschutzbeauftragter ist in der Regel erst ab 20 Personen nötig, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten (§ 38 BDSG).

2. Hochgeladener Chat und Analyse

Wenn du einen Chat-Export hochlädst, speichern wir die Datei und die einzelnen Nachrichten auf unserem Server, um sie zu analysieren. Zweck ist allein die Analyse, die du angefordert hast. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von dir gewünschten Leistung).

So gehen wir mit dem Chat um:

• Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden vor der Analyse aus dem Text entfernt.
• Die Namen der Absender ersetzen wir durch Rollen („Person, die beschenkt wird“, „Du“). Namen, die im Text einer Nachricht vorkommen, können enthalten bleiben.
• Ausgewertet werden nur ausgewählte Ausschnitte mit möglichen Geschenkhinweisen, nicht der ganze Chat.
• Dein Report zeigt einzelne kurze Zitate aus dem Chat. Er ist nur über seinen persönlichen Link erreichbar, nicht öffentlich auffindbar und von Suchmaschinen ausgeschlossen.
• Themen wie Gesundheit, Glaube oder Politik markieren wir im Report als sensibel. Wir nutzen sie nur, um eine Idee taktvoll vorzuschlagen.

Prüfhinweis: Sensible Themen können besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO berühren. Bitte prüfen, ob die Verarbeitung zur Markierung auf Art. 9 Abs. 2 lit. a (Einwilligung) gestützt oder die Erkennung solcher Themen ganz abgeschaltet werden sollte.

3. Daten deiner Chatpartner

Ein Chat enthält auch Nachrichten anderer Menschen, vor allem der Person, die du beschenken möchtest. Wir verarbeiten sie nur für die Analyse, kurz und so sparsam wie oben beschrieben. Rechtsgrundlage ist unser und dein berechtigtes Interesse an einem passenden Geschenk (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte lade nur Chats hoch, an denen du selbst beteiligt bist.

Prüfhinweis: Zentrale Frage: Interessenabwägung für Dritte, die dem Upload nicht zugestimmt haben, und Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO (Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 lit. b wegen unverhältnismäßigen Aufwands?). Außerdem prüfen, ob die Nutzungsbedingungen den Upload auf eigene Chats beschränken sollten.

4. KI-Verarbeitung durch OpenAI

Für die Analyse schicken wir die ausgewählten, bereinigten Ausschnitte an die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI. OpenAI verarbeitet sie in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und nutzt Daten aus der API nicht zum Training seiner Modelle. OpenAI speichert API-Daten bis zu 30 Tage, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie danach.

Anbieter: OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, für Kunden aus dem Europäischen Wirtschaftsraum. Eine Verarbeitung in den USA durch OpenAI, L.L.C. ist möglich.

Prüfhinweis: Vertragspartner, Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) und Transfermechanismus für die USA (EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln) gegen den aktuellen OpenAI-Vertrag des Kontos prüfen. Ebenso die Aufbewahrungsdauer und ob „Zero Data Retention“ beantragt werden soll.

5. Wie lange wir speichern

• Chat-Datei und Nachrichten: 24 Stunden nach dem Upload, dann gelöscht.
• Report und alles, was die Analyse aus dem Chat abgeleitet hat (Hinweise, Ideen, Zitate, Zahlen): 24 Stunden nach dem Upload; 30 Tage, wenn du die Geburtstags-Erinnerung (Abschnitt 7) bestätigst. Danach löschen wir es, auch die dafür angegebene E-Mail-Adresse. Eine bestätigte Erinnerung bleibt, bis du dich abmeldest.
• Übrig bleibt ein leerer Eintrag ohne Inhalt und ohne Namen, damit der Link „abgelaufen“ statt „unbekannt“ anzeigt, sowie die technischen Kosten der Analyse.

6. E-Mail für den Report

Um deinen fertigen Report zu öffnen, gibst du eine E-Mail-Adresse an. Wir schicken dir damit die Ideen und den Link zum Report und schicken dir auf Wunsch unter „Meine Reports“ die Links zu allen deinen noch abrufbaren Reports. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (die Leistung, die du nutzt). Diese Adresse löschen wir mit dem Report. Dasselbe gilt für eine Adresse, die du auf der Warteseite für die Benachrichtigung angibst.

7. Geburtstags-Erinnerung und Newsletter

Unsere Erinnerungen vor Geburtstagen und Feiertagen mit Geschenkideen bekommst du nur, wenn du das eigene Häkchen dafür setzt und die Anmeldung anschließend über den Link in unserer Bestätigungsmail bestätigst (Double-Opt-in). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Report hängt nicht davon ab. Wir speichern deine Adresse, den Text deiner Einwilligung und die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung als Nachweis, bis du dich abmeldest. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 7 Tagen. Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in jeder Mail oder per E-Mail an team@itmar-solution.de.

Als Dankeschön für die bestätigte Anmeldung bleibt dein Report 30 Tage statt 24 Stunden abrufbar, und die Bonus-Ideen sind ohne Teilen frei. Gibst du freiwillig an, wann die beschenkte Person Geburtstag hat, speichern wir dazu nur ihren Vornamen sowie Tag und Monat (kein Jahr) und schicken dir 14 Tage vorher eine Erinnerung. Mit der Abmeldung löschen wir diese Angaben.

Die E-Mails versenden wir über Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz. Für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Prüfhinweis: E-Mail als Pflicht für den Report: zulässig, solange sie nur für den Report genutzt wird. Die Belohnung (30 Tage, Bonus-Ideen) für die freiwillige Newsletter-Einwilligung prüfen: Anreize gelten als zulässig, solange die Kernleistung ohne Einwilligung nutzbar bleibt (Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Geburtstag und Vorname der beschenkten Person sind Daten Dritter: Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) prüfen. Prüfen, ob der künftige Newsletter-Versanddienstleister als Auftragsverarbeiter genannt werden muss.

8. Eine kostenlose Analyse pro Tag

Jeden Tag ist eine Analyse kostenlos. Damit wir das einhalten können, erzeugt dein Browser eine zufällige Gerätekennung und schickt sie beim Upload mit. Wir speichern davon und von deiner IP-Adresse nur einen nicht umkehrbaren Hashwert am Report und löschen ihn mit dem Report. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch und Kosten zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Prüfhinweis: Die Gerätekennung liegt im lokalen Speicher des Browsers (§ 25 TDDDG). Prüfen, ob sie als „unbedingt erforderlich“ für den angeforderten Dienst gilt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir zählen, wie viele Menschen die Seite besuchen, einen Chat hochladen, ihren Report sehen oder ihn teilen, mit einem eigenen Zähler auf unserem Server. Gespeichert werden nur der Name des Schritts, eine feste Ortsangabe auf der Seite, gegebenenfalls die Report-Kennung und das Anzeigenmotiv, über das du gekommen bist. Keine IP-Adresse, keine Cookies, keine Drittanbieter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Angebot).

Wir setzen keine Werbe-Pixel (etwa von Meta oder Google) und keine Tracking-Cookies ein.

10. Speicher in deinem Browser

Dein Browser speichert lokal, ohne dass wir darauf zugreifen:

• Design (hell/dunkel) und Sprache,
• die Liste „Deine letzten Analysen“ (Link, Name und Ablaufdatum deiner Reports),
• ob du die Ideen eines Reports schon gesehen oder freigeschaltet hast,
• die Gerätekennung für die kostenlose Tagesanalyse (Abschnitt 8),
• das Anzeigenmotiv, über das du gekommen bist, für 7 Tage,
• gegebenenfalls einen Test-Zugang, den wir dir geschickt haben.

Du kannst das jederzeit in den Einstellungen deines Browsers löschen.

11. Hosting und Server-Protokolle

Die Seite läuft bei [Hosting-Anbieter mit Anschrift, z. B. Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen], Serverstandort [Serverstandort, z. B. Deutschland]. Beim Aufruf fallen technische Protokolle an (Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser, IP-Adresse), die der sichere Betrieb erfordert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Prüfhinweis: Aufbewahrungsdauer der Server-Logs mit dem Kollegen festlegen (üblich 7–14 Tage) und hier eintragen.

12. Keine automatisierte Entscheidung

Die Ideen sind Vorschläge. Es gibt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Schreib uns dafür an team@itmar-solution.de. Da wir keine Konten führen, brauchen wir für eine Anfrage zu einem Report dessen Link.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: [Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde am Sitz des Unternehmens].

14. Mindestalter

what-to-gift ist für Menschen ab 16 Jahren.